Aus dem Rathaus Gaggenau

Gaggenau geht voran – Digitalisierung im Baurecht – „Umstieges von der Papierakte zur digitalen Akte“

Gaggenau geht voran – Digitalisierung im Baurecht – „Umstieges von der Papierakte zur digitalen Akte“
Nina Friedrich beschäftigt sich seit April mit dem neuen digitalen Baugenehmigungsverfahren. Foto: Nina Jure

Gaggenau, 02.12.2021, Bericht: Redaktion «Baupläne, die kunstvoll zusammen- und auseinandergefaltet werden müssen, gehören in Gaggenau zunehmend der Vergangenheit an», heißt es aus dem Gaggenauer Rathaus.

Als eine der ersten Kommunen in der Region stelle die Stadt aktuell das komplette Baugenehmigungsverfahren auf digitale Bearbeitung um.

Die weitere Mitteilung aus dem Gaggenauer Rathaus im Wortlaut:

Die Vorteile des Umstieges von der Papierakte zur digitalen Akte liegen auf der Hand. Dabei geht es nicht nur um Platzprobleme, die Berge von Papierakten provozieren, sondern vor allem darum, dass mit der Digitalisierung die Wege schneller und damit auch die Wartezeiten für die Beteiligten kürzer werden. «Wenn alles wie geplant klappt, hoffen wir auf zügigere Verfahren für den Bauherren, der vor allem rund um die Uhr verfolgen kann wie weit die Bearbeitung seines Antrages vorangeschritten ist»,, erklärt Nina Friedrich. Die Sachbearbeiterin beschäftigt sich seit April mit dem neuen digitalen Baugenehmigungsverfahren (BGV), das über das Programm Profi BGV läuft und mit dem Serviceportal des Landes Baden-Württemberg verknüpft werden soll, um weitere Schnittstellen zu ermöglichen. Bereits seit 2017 digitalisiert die Baurechtsabteilung eingehende Unterlagen. «Aktuell führen wir jede Akte doppelt, in Papierform und eben auf dem Rechner», erklärt Friedrich das Ziel, sich ganz von der Papierakte zu verabschieden. Dies soll sukzessive ab dem ersten Januar 2022 erfolgen. Schließlich ist es ab diesem Datum eigentlich so auch von der Landesbauordnung vorgesehen. Ab diesem Stichtag müssen Kommunen die Möglichkeit der digitalen Bearbeitung bieten. «Doch nur wenige Kommunen sind schon so weit», verweist Friedrich darauf, dass Gaggenau sowie Ettlingen und Baden-Baden hier die Vorreiterrolle für die Region übernommen haben. Künftig können sich also Architekten auf der Plattform des Landes einloggen, einen Antrag einreichen und bei Nina Friedrich und ihren Kollegen erfolgt eine Meldung, dass ein neuer Antrag eingegangen ist. Die Stadt legt dann eine Akte an, vergibt Benutzernamen und Zugriffsrechte, so dass nicht nur der Bauherr sich einloggen kann und den Verfahrenstand beobachten kann, sondern auch eventuell anzuhörende Nachbarn. «Der Nachbar sieht allerdings nur die Teile des Verfahrens, die für ihn wichtig sind.» Der Weg ins Rathaus zur Planeinsicht bleibt ihm damit erspart. Und auch weitere beteiligten Behörden, werden digital in den Prozess eingebunden und können in der gleichen Akte arbeiten. «Das erspart uns das Kopieren, Falten, Eintüten und Versenden der Unterlagen und damit letztlich Zeit für das ganze Verfahren», verweist die städtische Mitarbeiterin Friedrich auf die wertvolle Zeit, die während des analogen Postverkehrs verloren geht. Schließlich gilt dies nicht nur für den Weg zu einer anderen Behörde, sondern auch zurück zur Stadt. «Das kann dann schon mal ein bis zwei Wochen dauern.» Wenn alle am Verfahren Beteiligte individuelle Zugangsrechte haben, kann der Antrag auch schneller bearbeiten werden, hofft Friedrich.

 

Besonders große Vorteile sieht sie auch darin, wenn ergänzende Anträge zu bereits vor Jahren abgewickelte Verfahren eingehen. Bisher war hier der Weg ins Archiv und das Heraussuchen von Akten erforderlich. Ab jetzt und vor allem zukünftig reichen wenige Mausklicks aus, um dann beispielsweise noch einen Antrag auf Anbau ins Genehmigungsverfahren zu bringen. «Das Ganze war ein Kraftakt, ja eine Sisyphusarbeit», lobt Amtsleiterin Saskia Kindermann-Röhm die Leistung ihrer Mitarbeiterin, die das System in Gaggenau eingeführt und umgesetzt hat. Immerhin hat die Abteilung jährlich rund 800 neue Akten anzulegen und zu bearbeiten. Gut die Hälfte davon sind Bauanträge, die übrigen 50 Prozent verteilen sich auf baupolizeiliche Verfahren (Anzeigen) sowie Anträge von Gewerbetreibenden (z.B. Stellplatzgenehmigung) oder im Rahmen des Wärmegesetzes, wenn beispielsweise ein Heizungsaustausch erfolgt.

Ein Drucker steht aber weiterhin in den Büros bereit, damit auf Wunsch dennoch auch Informationen auf Papier ausgegeben werden können.


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